دسته‌بندی نشده

کنترل پروژه، یکپارچگی هزینه و زمانبندی

شرکتهای ساختمانی اغلب با ذهنیت «بدون تأخیر انجام خواهیم داد» اداره می‌شوند؛ اما تعداد پیمانکارانی که میتوانند به این جمله فعلیت بخشند بسیار محدود است. با این حال، متدولوژی که میتواند تضمین کند تحویل، به موقع صورت میگیرد، میتواند در تضاد با اهداف دپارتمان حسابداری با شد که این اهداف شامل حفظ سود، به حداقل ر ساندن اتفاق‌های (مالی) غیرمنتظره پروژه و ارائه صورت حساب در زمانی که منطقی باشد (منظور این است که تحویل در حدی سریع انجام گیرد که معقول باشد یعنی نه خیلی سریع که هزینه‌ها بالا رود و نه خیلی کند که تأخیر در تحویل ایجاد شددود)، میشود؛ بنابراین یکپارچه کردن کنترل پروژه، نظارت مالی و پیشروی از خطرات و ریسدد ها بدون تحلیل کردن قابلیتهای تحویل (به این معنا که این اقدامات و الزامات، بر تحویل تأثیر منفی نیذارد) و جلوگیری از تحمیل بار اضافه به سرپرستان با تشریفات اداری، وظیفه مدیر مالی است (گاهی این اقدامات و تشریفات زمان تحویل را زیاد میکند.)

پروژه‌های ساختمانی موفق ، حاصل تلاشهای تیم یکپارچهای متشکل از مال ، معمار و پیمانکار هستند. در نقش تیم و ریسک‌هایی از پروژه که مرتبط با آنها است، پیمانکار را قادر به کنترل پروژه می سازد به گونهای که این کنترل باعث کاهش ریسکهای پروژه، افزایش سودآوری و ر ضایت کارفرما می شود. این پروژهها اغلب پیچیده هستند و شامل مالیات دهندگان، سازمانهای دولتی، سرمایه گذاران و ذینفعان اجتماعی میشوند. در نتیجه، تیم تحویل پروژه یکپارچه ما یعنی معمار، پیمانکار و مال ، ریسک ها و بار اضافی و مهمی را (در نتیجه این پیچیدگیها) باید بپذیرند. ریس ها ذاتاً در پروژههای ساختمانی وجود دارند. این ریس ها توسط شکافهای ارتباطی بین مال ، معمار و پیمانکار بزرگتر میشوند. اولین برنامه کنترل پروژه پیمانکار، بستن پیمان و قرارداد خوب اسدت که میتواند پلی برای گذر از شدکافهای ارتباطی باشد و همچنین مجموعه انتظارات و توقعات طرفین را تنظیم کند و در نهایت پیمانکار میتواند بر معیارهای عملکردی که میتواند به کاهش از دست دادن سود کم کند، نظارت کند.

 

پیمان‌های ساختمانی

اغلب پیمانکاران از برخی فرم‌ها و الیوهای قراردادی مؤسسات معتبر استفاده میکنند. در هر صدورت بهترین شرکتها این الیوها و فرمها را برای حداقل کردن ابهامات و همچنین تنظیم انتظارات کارفرما، برای شرکت خود سفارشی میکنند. یک پیمان خوب باید شامل عبارات روشن و شفافی از جمله موارد زیر باشد:

کنترل درخواستهای تغییر: رای شفافیت این مورد در قراردادها، روشهایی وجود دارد که به خوبی تعریف شده‌اند و پاسخها و واکنشهای سریع از جانب مال را بهبود میبخشد؛ همچنین باعث کاهش تأخیرات شددده و البته خسارت عادلانه را در صدورت نیاز تضدمین میکند. این روشها نباید فقط مدار درخواسدت تغییر محدوده یا هزینه را کنترل کند بلکه باید اجرای این درخوا ستها را هم تحت کنترل دا شته با شد؛ مثلاً تحویل این درخواستهای تغییر و تصویب آنها از طرف کارفرما چقدر طول میکشد؟

 

تعریف هزینه‌های کار∫ قراردادها شامل شرایطی هستند و اغلب با بیانیه‌های عمومی و گسترده تنظیم میشوند. این موارد شامل شرایط عمومی، الزامات عمومی، پرداختها (د ستمزد≠ پاداش)، هزینه‌های پیش ساخت، بیمه، اوراق قرضه و در هزینه‌های پروژه که باید در قرارداد درج شود، می‌باشند.

خسارت انحلال و برچیدن: پیمانکار باید شرایطی را که تحت آن دچار خسارت میشود، تعریف کند . همچنین باید در قرارداد، روش محاسبه خسارت و اینکه چیونه باید این میزان خسارت را برای او جبران کرد (از جانب کارفرما)، ذکر شود.

مواردی که در بالا ذکر شد برخی از شرایط پیمان را نشان میدهد که پیمانکاران آنها را در الیوها و فرمهای قراردادی، برای خود سفارشی می‌کنند. در واقع همه شرایطی که در قرارداد میآیند باید برای اطمینان خاطر از کاهش ریسک ها، به طور منظم ارزیابی شوند. حتی مواردی که به ظاهر مهم نیستند (مانند ارتباطات مکرر یا محتوای گزارش پیشرفت) چنانچه به خوبی تعریف نشوند میتواند تبدیل به ریسدد های قابل توجهی در پروژه شود. البته، بحث کنترل پیمان بدون اقدامات زیر کامل نمیشود:

 

*استفاده از مشاور حقوقی با تجربه ساختمانی (همه وکلای مربوط به قراردادها کاملاً با ریس های ساختمان آ شنا نیستند.)

*اگر قرارداد قبلاً امضا شده و اکنون برای ادامه همچنان در حال مذاکره درباره شرایط کار هستید، به جبران خسارات پیمانکار در مورد هزینهها و پرداختهایی که معطوف به گذشته‌اند و در آینده ممکن است اتفاق بیفتد، توجه کنید) یعنی خساراتی که منشأ آنها در گذ شته بوده ا ست و ممکن ا ست در آینده بالفعل شوند؛ مثلاً در گذشته اقدامی صورت گرفته که ممکن است در آینده باعث خسارت به پیمانکار شود.)

*پیمان را بخوانید: اغلب فرض میشود که این پیمان شبیه پیمانهای گذشته است. در این صورت هزینه‌هایی تحمیل میگردد که در نتیجه، پروژه به جای دریافت بازپرداختها، تدریجاً حذف میشود (در واقع پروژه به جای سود، هزینه دارد و ممکن است باعث لغو پروژه شود بی آنکه هزینه‌ها برگردانده شوند). قراردادها باید توسط سرپرست، مدیر پروژه، مدیر مالی و صورتحساب مطالعه گردد، چرا که این افراد در محیط پروژه با این شرایط روبرو خواهد بود.

 

اصول کنترل پروژه

برای انجام کنترل پروژه نیاز به سیاستهایی در این خصوص، روشهای مشخص و البته فعالیتهای قابل اندازه گیری، جمع آوری مدار پروژه، مدیریت برآورد هزینه‌ها و کنترل زمانبندی پروژه، وجود دارد؛ بنابراین هدف این مقاله عبارت است از: تعریف و توضیح برآورد هزینه و الزامات زمانبندی که کارفرما برای دستیابی به سطحی معقول از کنترل در فعالیتهای اجرایی پیمانکار انتظار دارد.  کنترل مدار و کنترل پروژه که شامل کنترل همه فعالیتهایی که به عنوان بخشی از محدوده پروژه اجرا میشوند، از مسئولیتهای پیمانکار است.  کنترل پروژه باید موارد زیر را در بر بگیرد:

  • تخمین
  • کنترل هزینه
  • کنترل تغییر و انحراف
  • مدیریت برنامه ریزی و پیشرفت
  • تحلیل ریس
  • حسابداری
  • گزارش پروژه

 

برنامه کنترل هزینه

برنامه کنترل هزینه باید روشها و سیستمهای پیشنهادی برای تخمین، کنترل، تحلیل و گزارش دهی هزینههای پروژه را شامل شود و به ارائه مصور، فلوچارتها و نمودارها بپردازد.  این برنامه هدفهای چندگانهای دارد:

1 .  این برنامه میتواند ی ارزیابی از نحوه کنترل پروژه قبلی باشد که آیا میتواند منجر به برنامه ریزی شود (تجربیات کنترل هزینه درپروژه قبلی میتواند باعث بهبود برنامه‌ریزی‌های آینده شود)

2 .  پس از اجرا، این اسناد کنترل هزینه‌ها، منعکس کننده راهنمای ساخت پیمانکار خواهد بود (انتقال تجربیات به پروژههای آینده)

3 .  این برنامه ی ابزار ارتباطی با مال است که به او اطمینان میدهد که پروژه به خوبی مدیریت میشود و در حال اجرا است.

معمولاً یک برنامه کنترل هزینه‌های از این عنوانها را پوشش خواهد داد؛ البته سطح جزئیات باید متناسب با محدوده پروژه باشد.

پیمانکارانی که روشهای کنترل خود را مستند میکنند باید حداقل این موارد را در برنامه خود بیاوردند:

سازمان کنترل هزینه

  • وظایف افراد
  • سیستم گزارش دهی هزینه‌ها با نمونه گزارشها
  • روشهای کنترل کیفیت برای اطمینان از دقت و یکپارچیی در سیستم کنترل هزینه
  • فرایند جمع آوری داده‌ها (به عنوان مثال: نفر ساعت، هزینه‌ها، مقادیر و …)
  • فرایند گزارش عملکرد هزینه‌ها در مقابل کنترل بودجه تصویب شده
  • فرایند پیش بینی هزینه‌های آینده و تخمین هزینه اتمام پروژه و ارائه جریان نقدینیی پروژه
  • روشهای کنترل تغییر
  • فرایند جمع آوری اطلاعات هزینه‌های واقعی پروژه ( final actual cost)

 

دیدگاهتان را بنویسید

دو × 5 =