کتب و مقالات مدیریت پروژهمدیریت

کنترل پروژه

کنترل پروژه با هدف به حداقل رساندن شکاف بین برنامه‌ریزی پروژه و اجرای پروژه به منظور دستیابی به اهداف مطلوب پروژه یعنی هزینه، زمان و محتوای پروژه انجام می شود.

برنامه ریزی، اندازه گیری، نظارت و انجام اقدامات اصلاحی معمولا در چرخه کنترل پروژه گنجانده شده است. سیستم های کنترل پروژه نشان دهنده ی میزان انحراف متغیرهای برنامه‌ریزی شده از عملکرد واقعی است. به طور معمول، پروژه ها از یک سیستم کنترلی استفاده می کنند تا مانع تفاوت یا فاصله بین متغیرهای برنامه ریزی شده و نتایج واقعی شوند.

برای برقراری یک سیستم کنترلی مناسب ضروری است که سه عامل در نظر گرفته شود:
1. در مقام مقایسه با جایی که باید باشید، اکنون کجا هستید.
2.چه عواملی در ادامه‌ی مسیر وجود دارد که روی روند پروژه اثر می‌گذارند.
3.  در مقام مقایسه با جایی که تعهد کردید به آن می‌رسید، در نهایت به کجا خواهید رسید.
موارد اول و دوم به عنوان عملکردهای کنترل داخلی به کار می‌روند و برای ارزیابی مورد سوم استفاده می‌شوند.

تعامل تیم کنترل پروژه با سایر تیم ها در یک پروژه

 اهمیت کنترل پروژه

عملکرد موفق یک پروژه وابسته به یک برنامه ریزی مناسب است. اجرای یک پروژه مطابق با  برنامه از پیش تعیین شده با استفاده از یک روش کنترلی بهینه به دست آید. در نتیجه، کنترل پروژه مسئله ای حیاتی در طول چرخه عمر پروژه است.

عدم وجود برنامه مدون و نظارت کافی، نقش مهمی را در علل شکست پروژه ایفا می کند. با این حال در جوامع امروزی علی رغم پیشرفت مستمر در زمینه‌ی مدیریت پروژهکمبود روش های مناسب کنترلی محسوس است.

تفاوت بین مدیریت پروژه با کنترل پروژه

کنترل پروژه زیر مجموعه ای از مدیریت پروژه است که تمرکز اصلی آن روی مدیریت زمان و هزینه ی پروژه است.

مدیر پروژه، کار تیم پروژه را هدایت می کند در حالی که کنترل کننده‌ی پروژه به تیم و مدیر پروژه مسائل مربوط به هزینه ها و برنامه های احتمالی را گزارش می دهد.

اگر پروژه را به عنوان یک کشتی در نظر بگیرید، نقش یک مدیر پروژه مانند “کاپیتان” یک کشتی است که کل کشتی را به سمت مقصد نهایی هدایت می کند که توسط مالک پروژه تعیین می شود.

کنترل کننده پروژه به یک ” افسر ناوبری” در یک کشتی شباهت دارد. درست مثل یک افسر هدایت کننده که مسیر ، سرعت کشتی و جایگاه فعلی کشتی را کنترل می کند، کنترل کننده ی پروژه  هم چنین نقشی را ایفا می کند.

کنترل کننده های پروژه به بخش هزینه ها و برنامه های پروژه توجه دارند. همانطور که یک افسر ناوبری در ابتدای سفر یک نقشه از مسیر راه تهیه می کند آنها هم ابتدا یک طرح کلی ارائه می دهند.

عوامل موفقیت در مدیریت و کنترل پروژه

یکی دیگر از رویکردهای مدیریت پروژه اشاره به عواملی است که به موفقیت در دستیابی به اهداف منجر می شود. تحقیقات زیادی در این زمینه انجام شده است و از عوامل مشترک موفقیت در کنترل پروژه های بزرگ در دنیا یک چک لیست تهیه شده است. این لیست شامل اهداف مشخص و شفاف از لزوم انجام پروژه، پشتیبانی مدیریت، مالکیت، مکانیزم کنترلی و ارتباطات است.

در یک مطالعه که حدود 100 پروژه دفاعی از یک کشور را مورد بررسی قرار داده است، شواهد نشان می دهدکه رابطه مثبت و معناداری بین موفقیت پروژه و هر یک از عوامل زیر وجود دارد :

الف) میزان تلاش برای تعیین اهداف پروژه؛ (ب) نیازهای عملکردی؛ و (ج) مشخصات فنی پروژه. در اینجا این سوال مطرح می شود که کدام عوامل کنترل پروژه به بهترین وجه این پارامترها را بهبود می بخشد.

پروژه های پیچیده ای نیز در صنعت تولید نرم افزار انجام می شود. در یک مطالعه 86 پروژه را در حوزه صنعت توسعه نرم افزار مورد بررسی قرار دادند. اقدامات اثربخش پروژه نشان می دهد که دو  عامل تاثیر مهمی در میزان عدم موفقیت پروژه های این حوزه دارند: (الف) عدم تخصص عمومی تیم؛ و (ب) فقدان تعاریف نقش مشخص برای اعضای تیم.

یکی دیگر از مطالعات تلاش برای تعریف موفقیت پروژه توسط توسعه روش چارچوب منطقی  (LFM) برای تعریف موفقیت پروژه است. LFM باعث کمک به درک دو جزء موفقیت پروژه موفق شد: موفقیت مدیریت و موفقیت محصول. این دو جزء باید در پروژه تعریف و تمایز داده شود تا تیم پروژه آگاهی روشنی از اهداف آن داشته باشد.

ادغام این عوامل موفقیت باید منجر به درک بهتر مسائل عمده ای شود که مدیران پروژه باید روی آن تمرکز کنند. از این رو، یک مدیر پروژه باید یک سیستم کنترلی جهت ارزیابی این مسائل مهم ایجاد کند. علاوه بر این، یک سیستم کنترل را می توان با تایید انطباق آن با عوامل موفقیت پروژه مورد بررسی قرار داد.

وظیفه‌ی کار مهندس کنترل پروژه

مهندسین کنترل پروژه وظیفه‌ی پیاده سازی یک سیستم کنترل هزینه و تدوین یک برنامه‌ی زمانی را دارند. مهندسین کنترل پروژه در صنایع مختلف، از جمله تولیدات، ساخت و ساز مشغول به کار می شوند و وظیفه‌ی آنها به اقتضای نیاز صنایع گوناگون متفاوت است.

 

دیدگاهتان را بنویسید

19 − 10 =